Robotit puolittivat asuntohakemusten käsittelyajat Hoasilla – Eera kehitys- ja testauskumppanina

Heinä-syyskuu on kiireinen ruuhkahuippu Helsingin seudun opiskelija-asuntosäätiö Hoasissa. Kiireisimpinä päivinä Hoas vastaanottaa jopa tuhat hakemusta. Tämän vuoden heinäkuussa Hoas otti Eeran tuella avukseen ohjelmistorobotin huolehtimaan hakemusten esikäsittelystä. Robotti on vapauttanut asiakaspalvelijoiden työaikaa ja nopeuttanut hakemusten käsittelyä merkittävästi.

Pääkaupunkiseudun opiskelija-asuntojen hakemusmäärät ovat kasvaneet joka syksy vuodesta 2014 lähtien. Elokuun lopussa hakemusten määrä oli 10 600. Hakemusten määrä on kaksinkertaistunut vuoteen 2014 verrattuna. Pitkä hakuaika vaikeuttaa opiskelijan asuntosuunnittelua ja aiheuttaa helposti stressiä ja epävarmuutta.

Tänä vuonna Hoas reagoi jokavuotiseen ruuhkapiikkiin siirtämällä hakemusten käsittelyn ensivaiheita ohjelmistorobotiikan tehtäväksi. Eera on toiminut Hoasin kumppanina ohjelmistorobotiikan kehitys- ja testaustyössä.

”Robotti on esikäsitellyt heinä-lokakuussa jo yli 8 400 hakemusta. Aikaa tähän on kulunut noin 400 tuntia, kun ihmisiltä samaan työmäärään olisi mennyt lähes kaksi kertaa enemmän, noin 700 tuntia”, sanoo Hoasin asiakkuusjohtaja Riitta Pulkka.

Robotti hoitaa täysin hakemusten esikäsittelyn. Se tarkistaa esimerkiksi hakijoiden luottotiedot, onko heillä muita hakemuksia voimassa tai asuvatko he jo ennestään Hoasilla. Asiakaspalvelijoilta vapautuu työaikaa noin 2 minuuttia per hakemus. Ohjelmistorobottien ansiosta Hoasin asiakkaat saavat nopeammin tiedon hakemuksensa vastaanottamisesta ja että heillä on paikka asuntojonossa.

Robotti käy saapuneiden hakemusten listan läpi neljä kertaa vuorokaudessa: kahdesti yöllä, kerran aamulla ja kerran päivän aikana. Kun esikäsittely suoritetaan yöllä, pääsevät asiakaspalvelijat jatkamaan hakemusten parissa heti aamusta.

Kokemukset ohjelmistorobotiikasta ovat olleet hyviä, ja Hoas laajentaa tänä syksynä robotin vastuualueita. Lokakuusta lähtien se on esikäsitellyt myös vaihto-opiskelijoiden hakemuksia. Seuraava kehitysaskel on asukasviestinnän sujuvoittaminen. Suunnitelmissa on laajentaa käyttöä myös taloushallinnon tehtäviin.

Lue lisää aiheesta mm. Talouselämästä ja Kauppalehdestä.